Als u actief bent in een bedrijf dat configureerbare producten verkoopt, staat u voor een compromis. Aan de ene kant kunt u een groot aantal productopties aanbieden om het voor uw klanten gemakkelijker te maken om precies te vinden wat ze zoeken, wat de omzet zou moeten verhogen. Aan de andere kant, hoe meer opties u biedt, des te complexer het is voor u om uw verkoopproces te beheren – laat staan nauwkeurig en efficiënt beheer van logistiek, voorraad, productie en levering. Het komen tot een definitieve prijsofferte waarbij de klant alle opties selecteert, kan een tijdrovende en foutgevoelige ervaring zijn. Het is belangrijk om oplossingen te hebben die echt werken voor uw bedrijf.
Laten we bijvoorbeeld aannemen dat uw bedrijf vrachtwagens bouwt die worden gebruikt om goederen over lange afstanden te vervoeren. U biedt wellicht veel verschillende aanpassingsmogelijkheden – aantal assen, buitenkleur, aantal spiegels, cabineconfiguratie, slaapoplossingen, afwerking van de bekleding, bekleding van de bestuurdersstoel, enz. – met veel verschillende opties binnen elk van deze gebieden. Het lijkt er dus op dat een vrachtwagenfabrikant te maken heeft met een afweging tussen het aantal opties dat hij biedt en de kosten en complexiteit die gepaard gaan met een toenemend aantal mogelijke productconfiguraties.
Maar wacht even.
Het is mogelijk om Configure, Price, Quote (CPQ)- en Document Automation software te gebruiken om dat compromis te vermijden. Met de juiste oplossingen bent u vrij om een groot aantal opties aan te bieden, een vrijwel onbeperkte complexiteit aan configuraties, en vermijdt u tevens de wrijving in het verkoopproces die dat anders met zich mee zou kunnen brengen.
Dat is in veel opzichten de kernbelofte van de digitale transformatie die de hele bedrijfswereld hervormt: het vereenvoudigen van de complexe processen en activiteiten die moderne verkoop en activiteiten definiëren door gebruik te maken van digitale oplossingen. De organisaties die voorop lopen vinden manieren om handmatige, arbeidsintensieve, foutgevoelige en routinematige taken om te zetten in digitale, automatische, eenvoudige en consistente processen om het leven voor iedereen beter te maken, medewerkers, klanten en het bedrijf zelf.
Laten we eens kijken hoe CPQ en software voor Document Automation kunnen werken voor de digitale transformatie van uw bedrijf.
From Easy Configuration to Accurate Pricing and Instant Quoting
Een CPQ-oplossing werkt achter de schermen om uw verkoopproces efficiënter te maken, van productconfiguratie en prijsstelling voor offertes. Dat gaat als volgt.
Stelt u zich eens voor: een geautomatiseerd systeem dat elke mogelijke variabele en optie bevat voor elke vrachtwagen die u verkoopt. Elke variatie van elk onderdeel van deze vrachtwagens wordt verantwoord, samen met de bijbehorende prijsstelling. Wanneer uw klant u vertelt welke specifieke opties hij wil, configureert de CPQ-software het aangepaste product en zorgt er via geleide verkoopfuncties voor dat de keuzes voor dat model beschikbaar zijn, de artikelen op voorraad zijn en dat wordt voldaan aan de naleving van regels. Dat is wat de configuratiecomponent van een CPQ-oplossing doet.
Zodra de klant de vrachtwagen volgens de specificaties heeft geconfigureerd, zoekt het systeem de kosten van elke optie op om de juiste prijs te krijgen. Soms zijn de prijzen van elke optie onafhankelijk van elkaar. Dat wil zeggen dat de prijs van de ene keuze dus niet afhangt van de andere keuzes. Deze situaties zijn relatief eenvoudig te hanteren. Misschien kunt u dit zelfs met de hand doen (als u wat tijd hebt).
Maar wat als de opties afhankelijk van elkaar zijn? Bijvoorbeeld als een klant een bepaalde grootte van de vrachtwagencabine kiest waardoor de prijzen van bepaalde configuraties binnen de cabine veranderen. Omdat dit soort situaties een exponentiële toename van de complexiteit van de bestelling met zich meebrengen, zijn ze moeilijk met de hand of in een traditionele spreadsheet te verwerken. Prijsprocessen die veel handmatige input vereisen, hebben enkele nadelen als het gaat om het beheren van complexe afhankelijkheden. Een van de grootste is de tijd die verkoopteams nodig hebben om prospects de uiteindelijke prijsstelling van een op maat gemaakt product en complete offertes te laten zien met nauwkeurige, actuele informatie. CPQ-software daarentegen kan deze berekeningen vrijwel onmiddellijk en zonder fouten uitvoeren, op basis van vooraf geconfigureerde regels en formules.
De uiteindelijke prijs van de vrachtwagen vormt natuurlijk de gehele offerte. Door in iedere stap duidelijk te zijn over de kosten, kunt u met klanten onderhandelen over prijzen en uw producten op een duidelijke en rationele basis aanbieden. Een CPQ-oplossing kan zelfs maximale kortingen op bepaalde selecties reguleren en mogelijkheden bieden voor up- en cross-selling binnen de offerte. U moet geld verdienen aan de deal en CPQ-software biedt mogelijkheden die u daarbij helpen.
Zo werkt een Configure, Price, Quote-systeem. Het maakt uw verkoopproces sneller, eenvoudiger en nauwkeuriger. En dan komt Document Automation om de hoek kijken, waardoor u het ultieme concurrentievoordeel krijgt.
Geautomatiseerde contracten om nu deals te sluiten
Zoals elke verkoper weet, is een deal pas rond nadat een contract is ondertekend. Ook hier draagt Document Automation Software bij aan uw digitale transformatie door handmatige taken te elimineren en de voordelen van geautomatiseerde processen te benutten. Met documentautomatisering kunt u gepersonaliseerde en nauwkeurige bedrijfsdocumenten – contracten, offertes, offertes, offertes, facturen en meer – aanmaken, genereren, beheren, leveren en e-ondertekenen via vooraf geconfigureerde, geautomatiseerde processen. Zo kunt u met één druk op de knop documenten op maat afleveren en sneller deals sluiten. Zo werkt het.
Document Automation software haalt de informatie uit de CPQ en maakt een contract aan met alle relevante informatie die al is ingevoerd – klantinformatie, truckopties, artikelbeschrijvingen en afbeeldingen, prijzen, enz. U hoeft zich geen zorgen te maken over dure fouten door het opnieuw invoeren van gegevens voor uw verschillende bedrijfsonderdelen (toeleveringsketen, productie, levering), of het vertragen van uw verkoopproces door de tijd die het kost om het contract op te stellen. Het proces van het opstellen van het contract is volledig geautomatiseerd, zodat u een voltooid contract naar uw klant kunt sturen binnen enkele ogenblikken na het accepteren van een offerte. Dit verkleint de kans dat uw klant twijfels krijgt of een ander aanbod vindt van een concurrent.
Document Automation verhoogt uw verkoopsnelheid, zodat u sneller inkomsten kunt genereren en sneller nieuwe deals kunt afsluiten.
Snellers van keuzes tot beslissingen
De combinatie van CPQ- en Document Automation-oplossingen heeft één doel voor ogen: klanten helpen om zo snel en naadloos mogelijk van keuzes naar beslissingen te gaan.
Als we het voorbeeld van de vrachtwagen er nog eens bij pakken, zou het op de volgende manier werken. U begeleidt de klant bij alle opties van de vrachtwagen die hij wil kopen. Het CPQ-systeem configureert de vrachtwagens, haalt nauwkeurige prijzen op en genereert de offerte automatisch. Vervolgens onderhandelen u en de klant over de prijs, mogelijke kortingen en andere onderdelen van de deal. Zodra u een akkoord bereikt over de voorwaarden, genereert en verzendt de Document Automation-oplossing een gepersonaliseerd contract voor uw klant, nog voordat u de telefoon hebt opgehangen. Dit stelt uw verkopers in staat om bijna onmiddellijk deals te sluiten en tegelijkertijd de klantervaring te verbeteren.
De digitale transformatie binnen sales en operations is niet eenvoudigweg het vervangen van mensen door automatische processen. Het is bedoeld voor het detecteren van die delen van uw werkprocessen die kunnen worden overgeschredven naar digitale systemen, uw teams de mogelijkheid bieden meer te doen met technologie en concurrerend te zijn in de huidige markt. Digitale, geautomatiseerde systemen stellen u in staat om u te concentreren op de delen van uw werk die alleen u kunt doen – en die u beter kunt doen dan welke software dan ook. Door uw verkoopproces digitaal te transformeren, vermijdt u het compromis tussen de kosten en voordelen van complexiteit – en creëert u meer waarde voor u en uw klanten.
